Преместване на офис без загубен работен ден

Сметнете човекодните

Офис с двайсет човека, който не работи един ден, губи двайсет човекодена. Сметнете ги в заплати и ще видите защо надбавката за уикенд е най-евтината част от цялата операция.

Към това се добавя и загубеният оборот — неотговорени обаждания, отложени срещи, забавени поръчки. За търговска фирма това често е по-голямата сума от самите заплати.

Затова офисите се местят от петък вечер до неделя. В понеделник хората сядат на готово — това е цялата цел на упражнението и всичко останало е подредено около нея.

Смята се по работни места, не по квадрати

Едно работно място е бюро, стол, контейнер и техника. Това е повтаряща се единица, която се смята точно и се сверява лесно.

Квадратурата не казва нищо — два офиса от сто квадрата могат да са с десет или с трийсет човека. Фирма, която дава цена по квадратура, също погажда.

Към това се добавят три отделни точки: архивът, сървърната стая и кухнята. Архивът е най-подценяваният — класьорите тежат, много са и винаги са два пъти повече от казаното.

Заседателната също изненадва. Голяма маса, която не минава през вратата, иска демонтаж — а демонтажът на стара маса от ПДЧ често е еднопосочен.

• Брой работни места
• Архив и класьори
• Сървърна стая
• Кухня и общи части
• Заседателна
• Сейф, ако има

Номерирането решава понеделник

Всяко бюро получава номер. Същият номер стои на плана на новия адрес. Кашоните на всеки човек носят същия номер и стигат до неговото бюро, а не до коридора.

Звучи дребно, но е разликата между понеделник, в който се работи, и понеделник, в който трийсет души търсят кабела си.

Опаковането на собственото бюро е работа на всеки служител. Кашоните се доставят с номерата предварително и трябва да са готови преди обяд в петък — петък следобед е най-непродуктивното време за това.

Сървърната стая винаги е отделна точка. Изключването и включването са работа за вашия IT. Хамалите отговарят за физическото състояние на техниката, не за данните в нея — това се казва писмено преди работа.

Сградата е по-честата причина за забавяне

Бизнес сградите изискват заявка за товарен асансьор, списък с имена и часови за достъп. Ако това не е направено дни преди, екипът чака пред товарния вход — и това се плаща като часове.

Същото важи и за магазин в мол. Там режимът се определя от администрацията и се съгласува предварително, а не в събота вечер.

Рекламната табела на входа е отделна услуга и често изисква разрешение. Не разчитайте хамалите да я свалят — погрижете се за нея отделно.

• Заявка за товарен асансьор
• Пропуски за екипа
• Часове за достъп
• Място за камиона
• Контакт на управителя
• Разрешение за табелата

Договорът и протоколът

За фирма договорът не е формалност — той е единственото, което вашият счетоводител и вашият управител ще погледнат. Фактурата е в евро.

Протоколът със снимки е второто важно нещо. При двайсет монитора и трийсет стола паметта не върши работа, а спор за драскотина по бюро без снимки няма решение.

Често задавани въпроси